Polityka prywatności

Ostatnia aktualizacja: 11 lipca 2026 r.

Niniejsza Polityka prywatności (dalej: „Polityka”) wyjaśnia, jakie dane osobowe przetwarza serwis internetowy sysadmin.express (dalej: „Serwis”) i w jaki sposób to robimy. Serwis jest przede wszystkim wizytówką marki, dlatego przetwarzanie danych osobowych ograniczyliśmy do minimum: dane pojawiają się zasadniczo tylko wtedy, gdy sam się z nami skontaktujesz — przez formularz zgłoszenia bezpłatnego audytu albo pocztą elektroniczną.

1. Kto przetwarza Twoje dane

Administratorem danych osobowych — podmiotem, który ustala cele i sposoby przetwarzania danych w Serwisie — jest Oleksandra Rovnianska, prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą (Polska), ul. Cumowników 75, 80-299 Gdańsk, Polska; NIP 6793311501, REGON 529865182. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych napisz do nas na adres service@sysadmin.express.

Markę Sysadmin.Express reprezentuje w Ukrainie Oleksii Rovnianskyi, prowadzący działalność w formie FOP — ukraińskiego odpowiednika jednoosobowej działalności gospodarczej (Kijów). To przedstawicielstwo marki nie zmienia faktu, że administratorem danych osobowych Serwisu jest wskazany wyżej podmiot. W dalszej części tekstu piszemy o sobie „my”.

Administrator danych jest zarejestrowany w Polsce — państwie członkowskim Unii Europejskiej — dlatego podstawę niniejszej Polityki stanowi ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO, rozporządzenie (UE) 2016/679). Właściwym organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, Polska. Serwis jest skierowany również do odwiedzających z Ukrainy, dlatego wobec rezydentów Ukrainy dodatkowo znajduje zastosowanie ustawa Ukrainy „O ochronie danych osobowych” — o ich prawach i organie nadzorczym w Ukrainie piszemy w sekcji 7.

2. Jakie dane przetwarzamy i w jakim celu

Serwis działa zgodnie z zasadą minimalizacji danych. Przetwarzamy następujące kategorie danych:

– Pliki cookie i pamięć lokalna. Serwis używa jednego funkcjonalnego pliku cookie lang — zapamiętuje on język, który sam wybierasz przełącznikiem, i zachowuje ważność do roku. W pamięci lokalnej przeglądarki przechowywane są wyłącznie Twoje ustawienia cennika (waluta, region). Znaczników źródła (parametry UTM, strona odsyłająca, pierwsza strona) nie przechowujemy w Twojej przeglądarce — są odczytywane z adresu strony w chwili wysłania zgłoszenia i trafiają do nas razem z nim. Żadna z tych informacji nie identyfikuje osoby i nie wykracza poza Twoją przeglądarkę oraz nasz serwer.

– Formularz zgłoszenia bezpłatnego audytu. W Serwisie dostępny jest formularz, za pomocą którego możesz zamówić bezpłatny audyt. Zawiera on dwa pola obowiązkowe — imię i adres e-mail; opcjonalnie możesz podać numer telefonu, przybliżoną wielkość firmy oraz krótki opis zadania. Aby upewnić się, że adres e-mail rzeczywiście należy do Ciebie, wysyłamy na niego 6-cyfrowy kod potwierdzający — jest to mechanizm podwójnego potwierdzenia (double opt-in): bez wpisania kodu zgłoszenie do nas nie trafia. Zgłoszenia obsługuje nasz własny serwis app.sysadmin.express, działający na naszej infrastrukturze w UE; po potwierdzeniu kodu zgłoszenie trafia na naszą skrzynkę service@sysadmin.express, a zgłoszenia niepotwierdzone są automatycznie usuwane po 10 minutach. Wypełnienie formularza jest dobrowolne; dane z formularza służą wyłącznie do obsługi Twojego zgłoszenia i skontaktowania się z Tobą w sprawie audytu i nie są przekazywane podmiotom trzecim do ich własnych celów.

– Formularz zamówienia danych do płatności. W Serwisie dostępny jest również formularz, za pomocą którego możesz poprosić o przesłanie naszych danych do płatności (IBAN) w celu opłacenia faktur. Zawiera on dwa pola obowiązkowe — nazwę firmy i adres e-mail; opcjonalnie możesz podać numer telefonu. Podobnie jak w formularzu zgłoszenia audytu, aby upewnić się, że adres e-mail rzeczywiście należy do Ciebie, wysyłamy na niego 6-cyfrowy kod potwierdzający (mechanizm podwójnego potwierdzenia, double opt-in): bez wpisania kodu zapytanie do nas nie trafia. Zapytania obsługuje ten sam serwis app.sysadmin.express, działający na naszej infrastrukturze w UE; po potwierdzeniu kodu zapytanie trafia na naszą skrzynkę service@sysadmin.express, a zapytania niepotwierdzone są automatycznie usuwane po 10 minutach. Wypełnienie formularza jest dobrowolne; podane dane służą wyłącznie do obsługi Twojego zapytania i przesłania Ci danych do płatności i nie są przekazywane podmiotom trzecim do ich własnych celów. Podstawa prawna, okresy przechowywania oraz Twoje prawa w odniesieniu do tych danych są takie same jak w przypadku formularza zgłoszenia audytu (zob. sekcje 3, 4 i 6).

– Korespondencja e-mailowa. Jeśli napiszesz do nas na adres service@sysadmin.express, otrzymamy Twój adres e-mail, imię (jeśli je podasz) oraz treść wiadomości — dokładnie tyle, ile potrzeba, aby odpowiedzieć na Twoje zapytanie.

Poza tym, co opisano powyżej, Serwis nie korzysta z reklamowych ani śledzących plików cookie i nie zbiera danych w celu profilowania. Anonimowe statystyki odwiedzin (strona, kraj, typ urządzenia) zbiera nasz własny system analityczny Umami, działający na naszym serwerze: bez cookie, bez identyfikacji osoby, bez przekazywania komukolwiek. Właśnie dlatego w Serwisie nie ma banera cookie — prawo wymaga zgody wyłącznie na śledzenie, a tego tu nie ma.

Serwis jest hostowany przez Hetzner Online GmbH (Falkenstein, Niemcy, UE). Jak w przypadku większości stron internetowych, infrastruktura hostingowa może automatycznie zapisywać w logach serwera ograniczone informacje techniczne (m.in. adres IP, typ przeglądarki, datę i godzinę żądania), aby zapewnić działanie, bezpieczeństwo i stabilność Serwisu. W zakresie, w jakim dotyczy to danych osobowych, podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa i stabilności Serwisu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Logi są przechowywane przez krótki czas i nie służą profilowaniu.

3. Podstawy prawne przetwarzania

– Logi serwera — nasz prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa, stabilności i prawidłowego działania Serwisu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

– Formularz zgłoszenia audytu — przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia, na Twoje żądanie, działań przed ewentualnym zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Kod potwierdzający jest częścią tego samego procesu: służy wyłącznie potwierdzeniu, że adres e-mail należy do Ciebie, i chroni przed zgłoszeniami składanymi w cudzym imieniu.

– Korespondencja e-mailowa — nasz prawnie uzasadniony interes polegający na obsłudze Twojego zapytania i udzieleniu odpowiedzi (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

4. Jak długo przechowujemy dane

– Niepotwierdzone zgłoszenie z formularza (jeśli kod nie został wpisany) jest automatycznie usuwane po 10 minutach.

– Dane z potwierdzonego zgłoszenia audytu przechowujemy przez czas obsługi Twojego zgłoszenia oraz przez rozsądny okres po jej zakończeniu — orientacyjnie do 12 miesięcy, po czym są usuwane, chyba że istnieje inna podstawa prawna ich dalszego przechowywania (np. zawarta umowa).

– Korespondencję przechowujemy tak długo, jak jest to potrzebne do załatwienia sprawy, oraz przez rozsądny okres po jej zakończeniu — do 12 miesięcy, po czym jest usuwana, chyba że istnieje inna podstawa prawna jej przechowywania.

– Logi serwera są przechowywane przez krótki czas (zob. sekcja 2).

5. Czy przekazujemy dane podmiotom trzecim

Nie. Nie sprzedajemy, nie przekazujemy ani nie ujawniamy Twoich danych podmiotom trzecim w celach reklamowych, marketingowych czy analitycznych.

Serwis oraz serwis obsługi zgłoszeń app.sysadmin.express działają na naszej infrastrukturze u Hetzner Online GmbH (Falkenstein, Niemcy, UE). Obsługę poczty elektronicznej mogą zapewniać dostawcy usług działający jako podmioty przetwarzające: przetwarzają oni dane wyłącznie na nasze zlecenie, w niezbędnym minimalnym zakresie i zgodnie z naszymi instrukcjami. Jeżeli taki dostawca przetwarza dane poza EOG, przekazanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-US Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych (SCC). Jeśli jesteś rezydentem Ukrainy, Twoje dane są przechowywane na serwerach w obrębie EOG.

Cały nasz zespół mający dostęp do danych osobowych pracuje w Unii Europejskiej — dane nie są przekazywane poza EOG w celu przetwarzania przez naszych ludzi. Do prac fizycznych przy sprzęcie (montaż, okablowanie, wymiana podzespołów) możemy angażować lokalnych wykonawców: zajmują się wyłącznie sprzętem i nie otrzymują dostępu do systemów, kont ani danych klienta.

6. Twoje prawa

Zgodnie z RODO masz prawo do:

– dostępu do swoich danych osobowych oraz uzyskania ich kopii (art. 15);

– sprostowania danych nieprawidłowych i uzupełnienia danych niekompletnych (art. 16);

– usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”), gdy nie ma podstaw do ich dalszego przechowywania (art. 17);

– ograniczenia przetwarzania w przypadkach przewidzianych w rozporządzeniu (art. 18);

– przenoszenia danych: otrzymania dostarczonych nam przez Ciebie danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przekazania ich innemu administratorowi (art. 20);

– wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie (art. 21);

– wniesienia skargi do organu nadzorczego (art. 77). Właściwym dla nas organem jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (Prezes UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, Polska; możesz również zwrócić się do organu nadzorczego właściwego dla Twojego miejsca zamieszkania lub miejsca pracy w UE/EOG.

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu i nie stosujemy profilowania (art. 22).

Aby skorzystać z któregokolwiek z tych praw, napisz do nas na adres service@sysadmin.express. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki — najpóźniej w ciągu miesiąca (art. 12).

7. Informacje dla rezydentów Ukrainy

Jeśli jesteś rezydentem Ukrainy, do przetwarzania Twoich danych dodatkowo znajduje zastosowanie ustawa Ukrainy „O ochronie danych osobowych”. Przyznaje Ci ona w szczególności prawo do informacji o źródłach zbierania danych, miejscu ich przechowywania i celu przetwarzania; prawo dostępu do danych; prawo żądania ich sprostowania lub zniszczenia, jeżeli dane są przetwarzane niezgodnie z prawem lub są nieprawdziwe; prawo sprzeciwu wobec przetwarzania oraz prawo cofnięcia zgody tam, gdzie przetwarzanie się na niej opiera. Skargę dotyczącą przetwarzania Twoich danych osobowych możesz złożyć do Pełnomocnika Rady Najwyższej Ukrainy ds. Praw Człowieka (ombudsmana) lub do sądu. We wszystkich tych sprawach możesz skorzystać z tego samego kontaktu: service@sysadmin.express.

8. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy rozsądne środki organizacyjne i techniczne, aby chronić dane przed nieuprawnionym dostępem, utratą lub ujawnieniem: połączenia z Serwisem i serwisem obsługi zgłoszeń są szyfrowane (HTTPS), a dostęp do zgłoszeń i poczty ma ograniczony krąg osób. Ponieważ Serwis przetwarza minimalny zakres danych, związane z tym ryzyko jest niewielkie.

9. Zmiany Polityki

Możemy od czasu do czasu aktualizować niniejszą Politykę. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie; data ostatniej aktualizacji jest podana na górze.

We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych: service@sysadmin.express.