sysadmin.express ← Wstecz

Regulamin świadczenia usług Sysadmin.Express

Wersja: z 26 lipca 2026 r.

Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia usług zarządzanego IT przez Sysadmin.Express na rzecz przedsiębiorców. Regulamin jest jednocześnie regulaminem świadczenia usług drogą elektroniczną w rozumieniu art. 8 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną (usługą świadczoną drogą elektroniczną jest w szczególności Panel Klienta).

1. Postanowienia ogólne i definicje

1.1. Wykonawca. Usługi pod marką Sysadmin.Express świadczy Oleksandra Rovnianska, prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą (Rzeczpospolita Polska), NIP 6793311501, REGON 529865182, adres: ul. Cumowników 75, 80-299 Gdańsk, Polska (dalej „Wykonawca" lub „my"). Wykonawca jest administratorem danych osobowych w rozumieniu RODO (rozdział 11). Wykonawca jest czynnym podatnikiem VAT / VAT-UE (od 01.07.2026).

1.2. Zamawiający — przedsiębiorca (osoba prawna, jednostka organizacyjna lub osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą), który zaakceptował niniejszy Regulamin w trybie rozdziału 14. Regulamin przeznaczony jest dla profesjonalnego obrotu (B2B). Szczególne zasady dotyczące przedsiębiorców na prawach konsumenta (JDG) reguluje rozdział 15.

1.3. Definicje:

wsparcie użytkowników i prace pokrewne w uzgodnionym zakresie.

serwer, inna nadzorowana usługa. Jednostka jest podstawą progu minimalnego i cennika z pkt 4.2. Sieć lokalizacji jest odrębną, płatną pozycją cennika (usługa sieciowa) — podlega opłacie wg pkt 4.2, ale nie jest Jednostką i nie wlicza się do progu 3 Jednostek.

stanowi integralną część umowy (rozdział 5).

(uruchamiany; do czasu uruchomienia zapisy operacyjne prowadzone są mailowo — rozdział 9).

przyjętymi ryzykami, dostępny w Panelu.

uprawniony do składania oświadczeń i zapisów w Panelu w imieniu Zamawiającego.

co odpowiada 8:00–20:00 czasu kijowskiego.

2. Przedmiot i zakres usług

2.1. Wykonawca świadczy usługi zarządzanego IT w zakresie wynikającym z wybranego wariantu (rozdział 4) i indywidualnego Arkusza cenowego. Typowy zakres obsługi abonamentowej:

odtwarzania;

2.2. Świadomy zakres wyłączony przy rozliczeniu godzinowym. W wariancie pracy godzinowej bez abonamentu nie ma stałego monitoringu — między zgłoszeniami systemy Zamawiającego nie są nadzorowane. To celowa granica: ciągły nadzór jest wartością abonamentu.

2.3. Prace fizyczne. Podstawowym trybem pracy jest praca zdalna. Gdy potrzebne są ręce na miejscu (wymiana dysku, podłączenie kabla), Wykonawca koordynuje pracownika Zamawiającego lub lokalnego podwykonawcę i nadzoruje wykonanie.

2.4. Zakres konkretnego Zamawiającego ustala się w Arkuszu cenowym oraz, w razie potrzeby, w Załączniku o zakresie usług. Prace poza uzgodnionym zakresem wykonywane są po odrębnym uzgodnieniu i rozliczane godzinowo (rozdział 4).

3. Poziomy usług (SLA)

3.1. Wykrycie. Systemy objęte nadzorem abonamentowym są monitorowane całodobowo; automatyka wykrywa poważną awarię w ciągu kilku minut.

3.2. Docelowe terminy pierwszej reakcji inżyniera na incydent krytyczny:

3.3. Charakter terminów. Terminy z pkt 3.2 są terminami docelowymi, a nie bezwarunkową gwarancją. Docelowe terminy reakcji i rozwiązania utrwalane są w każdej umowie. Pisemne gwarancje poziomu usług (gwarantowany SLA z sankcjami) świadczone są odrębnie, w pakiecie „Wszystko pod klucz".

3.4. Zgłoszenia ze strony. Pierwszy kontakt na zgłoszenie ze strony lub bezpłatny audyt — w ciągu jednego dnia roboczego.

3.5. Wstrzymanie biegu terminów. Bieg terminów docelowych ulega wstrzymaniu na czas, w którym Zamawiający nie zapewnił dostępu, informacji, zgody lub zapłaty niezbędnych do reakcji (zwłoka wierzyciela — art. 486 KC; obowiązek współdziałania — art. 354 §2 KC), a także na czas okoliczności z pkt 7.3.

3.6. Wobec obszarów objętych Przyjętym ryzykiem (rozdział 6) terminy docelowe stają się informacyjne (mierzone, niegwarantowane) w części wynikającej z tego ryzyka.

3.7. Podwyższona staranność. Wykonawca świadczy Usługi z zachowaniem staranności zawodowej (art. 355 §2 KC).

4. Ceny i płatności

4.1. Ceny na stronie są zaproszeniem do zawarcia umowy, a nie ofertą (art. 71 KC). Publikacja cen na sysadmin.express nie stanowi oferty; indywidualna cena Zamawiającego utrwalana jest w Arkuszu cenowym (rozdział 5).

4.2. Warianty (stawki bazowe, netto):

60 €/mies. (dokładna cena indywidualna, zależnie od złożoności serwera); sieć jednej lokalizacji — 20 €/mies. (opłata niezależna od progu Jednostek, patrz pkt 1.3). Próg — od 3 Jednostek (komputer/kasa/serwer/nadzorowana usługa); sieć lokalizacji nie wlicza się do progu. Każda Jednostka liczona jest osobno.

30 minut.

120 €/godz. poza nimi; minimum 2 godziny; rozliczany jest czas pracy, a nie rozmowy. Przy podpisaniu abonamentu w ciągu 30 dni połowa faktury za szybką pomoc zaliczana jest na poczet pierwszego miesiąca abonamentu.

dedykowany inżynier-architekt, warunki indywidualne — po odrębnym uzgodnieniu. (Umowa o zachowaniu poufności (NDA) jest standardowo dostępna każdemu Zamawiającemu na żądanie, bez dodatkowej opłaty — rozdział 10.)

4.3. Jednostka wartości pracy inżynierskiej — 60 € za godzinę netto. Pochodne: serwer bazowo 60 €/mies., szybka pomoc 90/120 € (1,5× i 2× bazy).

4.4. VAT. Ceny podane są w kwotach netto. Miejsce świadczenia Usług ustala się na podstawie art. 28b ustawy o VAT (siedziba usługobiorcy). Dla Zamawiających z siedzibą w Polsce do cen dolicza się VAT według stawki 23% zgodnie z przepisami. Dla Zamawiającego będącego podatnikiem z siedzibą w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej, zarejestrowanego dla celów VAT-UE, usługa jest opodatkowana w kraju jego siedziby na zasadzie odwrotnego obciążenia (reverse charge); faktura zawiera odpowiednią adnotację. Dla Zamawiającego z siedzibą poza Unią Europejską usługa nie podlega opodatkowaniu VAT w Polsce (świadczenie poza terytorium kraju). Wykonawca może zażądać ważnego numeru VAT-UE lub innego dokumentu potwierdzającego status i siedzibę Zamawiającego.

4.5. Waluta. Walutą umowy jest euro (EUR). Faktury wystawiane są w euro. Jeżeli Zamawiający reguluje płatność w złotych polskich (PLN), przeliczenia kwoty faktury na PLN dokonuje się według średniego kursu euro ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski (Tabela A) z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury. Zastosowany kurs wskazany jest na fakturze.

4.6. Płatności. Faktury płatne są w terminie i w sposób wskazany na fakturze i w Arkuszu cenowym. Dane do płatności (IBAN) przekazywane są Zamawiającemu bezpośrednio na żądanie i nie są publikowane.

5. Indywidualna cena i coroczny przegląd

5.1. Indywidualny Arkusz cenowy. Każdemu Zamawiającemu ceny utrwala się w Arkuszu cenowym — odrębnym, datowanym dokumencie stanowiącym integralną część umowy. Panel pokazuje obowiązującą wersję Arkusza i archiwum poprzednich. Każda nowa wersja przyjmowana jest w trybie rozdziału 14.

5.2. Miesięczne przeliczenie ilościowe. Jeśli skład parku sprzętu ulega zmianie (Jednostka doszła lub zniknęła), kwota kolejnej faktury przeliczana jest według obowiązujących stawek jednostkowych. Nie jest to zmiana ceny, lecz zastosowanie wzoru umownego.

5.3. Coroczny przegląd stawek. Nie później niż na 45 dni przed rocznicą umowy Wykonawca udostępnia Zamawiającemu Raport (liczba zgłoszeń, wykorzystane godziny, incydenty, szybkość reakcji — ta sama statystyka, którą Zamawiający widzi w Panelu przez cały rok) oraz, w razie potrzeby, nową wersję Arkusza cenowego. Przegląd uwzględnia także stan rynku usług IT i gospodarki. Zmiana stawki jednostkowej w skali roku nie przekracza ±15% (korytarz przewidywalności) i może następować w obie strony: mniej problemów — podstawa do niższej ceny. Przegląd stawek bez Raportu nie jest przeprowadzany.

5.4. Przyjęcie przeglądu. Nowa wersja Arkusza cenowego wchodzi w życie po aktywnym akcepcie — kliknięciem Osoby Upoważnionej w Panelu (do uruchomienia Panelu — pisemnym potwierdzeniem mailem). Milczenie Zamawiającego nie jest uznawane za zgodę. Jeśli Zamawiający nie zgadza się z nowymi stawkami, ma prawo wypowiedzieć umowę bez sankcji przed dniem ich wejścia w życie; do końca okresu wypowiedzenia obowiązuje poprzedni Arkusz cenowy. Jeśli do dnia wskazanego w zawiadomieniu Zamawiający nie złoży aktywnego akceptu ani nie wypowie umowy, obowiązuje nadal dotychczasowy Arkusz cenowy do czasu uzyskania aktywnego akceptu.

5.5. Przegląd nadzwyczajny możliwy jest wyłącznie w zamkniętym katalogu wyzwalaczy: trwałe przekroczenie bazowego strumienia zgłoszeń co najmniej dwukrotnie przez trzy kolejne miesiące; zmiana składu parku ponad 30%; zmiana uzgodnionego zakresu usług. Procedura jest ta sama (zawiadomienie 45 dni, prawo wypowiedzenia bez sankcji). Poza tym katalogiem stawki w ciągu roku nie są zmieniane.

5.6. Kryteria stanu sprzętu. Ocena zużycia Jednostki opiera się na obiektywnych kryteriach (wiek, zakończenie wsparcia producenta (EOL), log awarii) pokazywanych Zamawiającemu.

6. Uczciwe granice gwarancji — przyjęte ryzyka

6.1. Rekomendacja. Po wykryciu ryzyka Wykonawca przekazuje Zamawiającemu pisemną Rekomendację z opisem: istoty ryzyka, objętych systemów (Obszaru), skutków niewykonania dla poziomów usług, orientacyjnego kosztu i terminu na decyzję oraz — tam gdzie istnieją — alternatyw. Rekomendacja nie jest żądaniem zakupu sprzętu lub usług właśnie u Wykonawcy.

6.2. Przyjęte ryzyko. Jeśli Zamawiający, po otrzymaniu Rekomendacji, aktywnie odmawia jej wykonania (w Panelu — potwierdzeniem Osoby Upoważnionej, do uruchomienia Panelu — mailem), ryzyko uważa się za Przyjęte. Milczenie ani bezczynność Zamawiającego nie stanowią Przyjętego ryzyka: dopóki nie ma aktywnej odmowy, Rekomendacja jest traktowana jako oczekująca na decyzję, a skutki z pkt 6.3 nie mają zastosowania. Wykonawca ponawia przypomnienie o oczekującej Rekomendacji nie rzadziej niż raz na 30 dni do uzyskania aktywnej odpowiedzi; trwały brak decyzji, dostępu lub współdziałania Zamawiającego niezbędnych do usunięcia ryzyka wstrzymuje bieg terminów docelowych zgodnie z pkt 3.5 (zwłoka wierzyciela). Fakt Przyjęcia utrwalany jest zapisem w Panelu (do uruchomienia — mailem do Osoby Upoważnionej) z datą, treścią Rekomendacji i potwierdzeniem Osoby Upoważnionej.

6.3. Skutki Przyjętego ryzyka: (a) wobec danego Obszaru docelowe wskaźniki usług stają się informacyjne (mierzone, niegwarantowane); (b) Wykonawca nie odpowiada za szkodę w części, w jakiej została ona spowodowana lub istotnie zwiększona niewykonaniem odrzuconej Rekomendacji, niezależnie od podstawy prawnej roszczenia (odpowiedzialność kontraktowa i deliktowa — art. 443 KC); (c) Wykonawca kontynuuje monitoring i reagowanie na incydenty Obszaru w miarę możliwości technicznych; (d) rekompensata za przekroczenie SLA (rozdział 8) nie jest naliczana za incydenty, których pierwotną przyczyną jest Przyjęte ryzyko, co potwierdza raport o incydencie; Zamawiający może zakwestionować wniosek w ciągu 14 dni. Ciężar dowodu, że szkoda została spowodowana właśnie Przyjętym ryzykiem, spoczywa na Wykonawcy.

6.4. Czego nie ogranicza się nigdy (rozdział 7.2): wina umyślna i rażące niedbalstwo Wykonawcy, odpowiedzialność, której nie można wyłączyć na mocy ustawy, obowiązki Wykonawcy jako podmiotu przetwarzającego dane osobowe wynikające z art. 32 RODO.

6.5. Ponowne zawiadomienie i cofnięcie. Wykonawca ponawia zawiadomienie o Przyjętym ryzyku przy istotnej zmianie okoliczności oraz co najmniej raz w roku. Zamawiający może w każdej chwili cofnąć Przyjęte ryzyko, godząc się na wykonanie Rekomendacji — po wdrożeniu oznaczenie znika.

6.6. Zabezpieczenie RODO. Jeśli Przyjęte ryzyko uniemożliwia Wykonawcy dochowanie art. 32 RODO wobec przetwarzania, które prowadzi, Wykonawca ma prawo wstrzymać dane przetwarzanie lub usługę, uprzedzając Zamawiającego.

7. Odpowiedzialność

7.1. Ograniczenie odpowiedzialności. W granicach dozwolonych prawem łączna odpowiedzialność Wykonawcy z tytułu umowy ograniczona jest do kwoty uzgodnionej przez Strony w indywidualnym Arkuszu cenowym (rozdział 5). Wykonawca nie odpowiada za szkody pośrednie, utracone korzyści ani utratę danych, której nie można było zapobiec dostępnymi kopiami zapasowymi.

7.1a. Ograniczenie zapasowe. Jeżeli obowiązujący Arkusz cenowy nie określa kwoty, o której mowa w pkt 7.1, ograniczenie stosuje się w wysokości wyższej z dwóch wartości: opłat należnych Wykonawcy za Usługi świadczone danemu Zamawiającemu w okresie trzech miesięcy poprzedzających zdarzenie wyrządzające szkodę albo 1500 EUR. Postanowienie to nie zmienia ani nie zastępuje kwoty uzgodnionej w Arkuszu cenowym — stosuje się wyłącznie w razie jej braku.

7.2. Granice bezwzględne. Punkt 7.1 oraz wszelkie inne ograniczenia niniejszej umowy nie mają zastosowania do szkody wyrządzonej umyślnie (art. 473 §2 KC — wyłączenie odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną wierzycielowi umyślnie jest nieważne); do rażącego niedbalstwa Wykonawcy; do odpowiedzialności, której nie można wyłączyć lub ograniczyć na mocy ustawy; do obowiązków Wykonawcy jako podmiotu przetwarzającego dane osobowe (art. 32 RODO).

7.3. Okoliczności poza kontrolą. Wykonawca nie odpowiada za niewykonanie spowodowane siłą wyższą, awarią lub działaniami osób trzecich albo dostawców, jak również działaniami lub zaniechaniami Zamawiającego (brak dostępu, informacji, zgody, zapłaty).

7.4. Współdziałanie Zamawiającego. Zamawiający zapewnia terminowy dostęp, informacje i zgody niezbędne do świadczenia Usług (art. 354 §2 KC).

8. Rekompensata za przekroczenie docelowych terminów reakcji

8.1. Jeżeli indywidualna umowa Zamawiającego (w szczególności w pakiecie „Wszystko pod klucz") nie przewiduje odrębnych, pisemnie gwarantowanych sankcji za przekroczenie poziomu usług (SLA), a Wykonawca z własnej winy przekroczy uzgodniony docelowy termin pierwszej reakcji na incydencie krytycznym (pkt 3.2), Zamawiający otrzymuje Rekompensatę czasem — jedną godzinę pracy inżynierskiej ponad zakres abonamentu za każdy przypadek (dwie godziny przy opóźnieniu ≥2× lub powtórnym na tym samym incydencie), przeznaczoną na zadanie wybrane przez Zamawiającego.

8.2. Limit — 2 godziny miesięcznie na Zamawiającego; jedna Rekompensata na incydent; niewykorzystany bank wygasa po 90 dniach. Rekompensata nie jest wypłacana w pieniądzu ani nie stanowi rabatu od ceny Usług.

8.3. Rekompensata nie przysługuje w razie: (a) siły wyższej; (b) awarii osoby trzeciej lub dostawcy; (c) opóźnienia dostępu, informacji lub zgody po stronie Zamawiającego; (d) Przyjętego ryzyka (rozdział 6); (e) ogłoszonych okien planowych; a także dla zgłoszeń niekrytycznych i wykonywanych poza uzgodnionym zakresem.

8.4. W zakresie przewidzianym w pkt 8.1–8.3 Rekompensata czasem stanowi jedyny i wyłączny środek naprawienia szkody z tytułu przekroczenia terminu pierwszej reakcji; nie ogranicza to granic bezwzględnych z pkt 7.2 ani odpowiedzialności, której nie można wyłączyć na mocy ustawy. Ogranicza wyłącznie środki rekompensaty i nie wpływa na prawo żadnej ze stron do wypowiedzenia umowy zgodnie z rozdziałem 13. Wobec Zamawiających, do których stosuje się rozdział 15 (przedsiębiorcy na prawach konsumenta), zastrzeżenie „jedynego i wyłącznego środka" nie ma zastosowania: Rekompensata czasem pozostaje środkiem domyślnym, lecz nie wyłącza roszczeń przysługujących takiemu Zamawiającemu z mocy ustawy.

9. Panel Klienta i forma zapisów

9.1. Uzgodniona forma dokumentowa. Strony uzgadniają, że czynności dokonane pod imiennymi kontami w Panelu (kliknięcia, potwierdzenie kodem z e-mail) stanowią oświadczenie woli w formie dokumentowej (art. 77² KC) i wiążą Zamawiającego; identyfikacja osoby następuje przez konto, e-mail i kod. Strony przyjmują tę formę dla zapisów operacyjnych na podstawie art. 76 KC. Imienne konto jest tworzone z podwójnym potwierdzeniem adresu e-mail (double opt-in) przy rejestracji i wymaga logowania hasłem (lub równoważnego uwierzytelnienia wieloskładnikowego); jednorazowy kod e-mail na sam akt podpisu stanowi odrębny, niezależny czynnik wymagany w chwili tego aktu.

9.2. Dzienniki jako dowód. Dzienniki Panelu (zapisy z datą, treścią, identyfikacją osoby, kodem potwierdzenia) stanowią uzgodniony przez strony środek dowodowy. Między przedsiębiorcami nie stosuje się ograniczeń dowodowych (art. 74 §4 KC). Każdy zapis Panelu w niniejszym rozdziale opatrzony jest pakietem dowodowym w formie z pkt 14.2 (a nie tylko akt akceptacji Regulaminu z rozdziału 14).

9.3. Brak zastrzeżenia formy szczególnej pod rygorem nieważności. W odniesieniu do zapisów operacyjnych Panelu (przyjęcie Rekomendacji, akcept Arkuszy cenowych, uzgodnienie kosztorysów, potwierdzenie prac, zgody) strony wyraźnie odstępują od jakiegokolwiek wymogu dokonywania zmian, uzupełnień lub oświadczeń w tej samej formie, w jakiej zawarto umowę (art. 77 §1 KC) — czy to w formie pisemnej (forma pisemna), czy w formie elektronicznej z kwalifikowanym podpisem (forma elektroniczna, art. 78¹ KC) — niezależnie od formy, w jakiej zawarto umowę ramową. Do zapisów operacyjnych taki wymóg nie ma zastosowania; wystarcza uzgodniona forma dokumentowa z pkt 9.1.

9.4. Dwa poziomy potwierdzenia. Zwykłe zapisy potwierdzane są kliknięciem zalogowanej Osoby Upoważnionej z kopią na jej e-mail. Ryzyka ciężkie (brak kopii zapasowych, uprawnienia administratora dla wszystkich, dziurawy perymetr — wykaz w załączniku) potwierdzane są krokiem wzmocnionym: wpisaniem słów „PRZYJMUJĘ RYZYKO" lub kodu z wiadomości.

9.5. Osoby Upoważnione. Wykaz Osób Upoważnionych Zamawiającego i ich uprawnień określa załącznik „Osoby Upoważnione"; Zamawiający utrzymuje go w aktualnym stanie.

9.6. Do uruchomienia Panelu zapisy operacyjne prowadzone są mailem do Osoby Upoważnionej — to ta sama uzgodniona forma dokumentowa, obowiązująca już dziś.

9.7. Regulamin Panelu. Do czasu wydania odrębnego regulaminu usługi elektronicznej dla Panelu (art. 8 uśude) korzystanie z Panelu regulowane jest niniejszym Regulaminem; jeśli Wykonawca wyda odrębny regulamin Panelu, zostanie on udostępniony przed rozpoczęciem korzystania z nowych funkcji. Dzienniki Panelu prowadzone są w trybie append-only z kontrolą integralności (np. łańcuch skrótów wpisów); szczegóły techniczne określa regulamin Panelu.

9.8. Obowiązki informacyjne. Przed zawarciem umowy drogą elektroniczną Wykonawca informuje o czynnościach technicznych procedury, skutkach potwierdzenia, sposobie utrwalania i dostępu do treści umowy oraz o językach, w których umowa może zostać zawarta (art. 66¹ §2 KC). Umowa może zostać zawarta w języku polskim lub angielskim; język autentyczny określa pkt 17.2.

9.9. Przechowywanie dowodów. Dzienniki Panelu i pakiety dowodowe przechowywane są przez co najmniej sześć lat od dnia danego wpisu — z uwzględnieniem terminów przedawnienia i ustawowych terminów przechowywania dokumentów podatkowych. Jest to termin odrębny, niezwiązany z 30-dniowym usunięciem kopii roboczych z pkt 13.3.

10. Poufność

10.1. Strony zachowują w tajemnicy informacje poufne uzyskane w toku współpracy i wykorzystują je wyłącznie do wykonania umowy. Na żądanie Zamawiającego, bez dodatkowej opłaty, Wykonawca zawiera z nim odrębną umowę o zachowaniu poufności (NDA); domyślnie NDA wchodzi w skład Pakietu startowego podpisywanego w trybie rozdziału 14.

10.2. Wykonawca stosuje zasadę najmniejszego niezbędnego dostępu; każda czynność jest odnotowana w dzienniku; hasła przechowywane są w zaszyfrowanym repozytorium.

11. Dane osobowe (RODO)

11.1. Administrator. Administratorem danych osobowych przetwarzanych na stronie i w związku ze świadczeniem Usług jest Wykonawca (pkt 1.1). Organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

11.2. Powierzenie przetwarzania (DPA). Jeśli w celu świadczenia Usług Wykonawca przetwarza dane osobowe w imieniu Zamawiającego (jako podmiot przetwarzający), strony zawierają odrębną umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA) zgodnie z art. 28 RODO — odrębny załącznik udostępniany przy zawarciu umowy.

11.3. Pełny opis przetwarzania na stronie — w Polityce prywatności (/pl/privacy.html).

12. Prawa własności intelektualnej

12.1. Do rezultatów prac wytworzonych dla Zamawiającego Wykonawca udziela Zamawiającemu licencji niewyłącznej na korzystanie w zakresie niezbędnym dla działalności Zamawiającego, od dnia pełnej zapłaty za dane prace.

12.2. Przeniesienie majątkowych praw autorskich lub udzielenie licencji wyłącznej — jeśli będzie potrzebne — następuje wyłącznie w formie pisemnej pod rygorem nieważności albo w formie elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny), odrębnym dokumentem.

12.3. Pełne warunki własności intelektualnej (definicje rezultatów prac, uprzedni IP Wykonawcy, komponenty osób trzecich i open-source, autorskie prawa osobiste, macierz QES vs SES — co przeżywa kliknięcie w Panelu, a co jest nieważne bez formy pisemnej/kwalifikowanej) zawiera odrębny załącznik dotyczący własności intelektualnej, rozszerzający niniejszy rozdział i udostępniany przy zawarciu umowy.

13. Czas trwania, wypowiedzenie i offboarding

13.1. Umowa zawarta jest na czas nieoznaczony z rozliczeniem miesięcznym, o ile Arkusz cenowy nie stanowi inaczej. Zamawiający nie jest związany zobowiązaniami długoterminowymi.

13.2. Każda ze stron może wypowiedzieć umowę na piśmie z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia.

13.3. Offboarding. Po zakończeniu umowy Wykonawca przekazuje Zamawiającemu pełny dostęp do jego systemów, dokumentację, hasła, klucze i konfiguracje — niezwłocznie, nie później niż w ciągu 14 dni od dnia zakończenia umowy. Przekazanie nie zależy od stanu wzajemnych rozliczeń: istnienie zaległości nie stanowi podstawy do wstrzymania przekazania, a jej dochodzenie następuje na zasadach ogólnych. Własne kopie robocze Wykonawcy (kopie konfiguracyjne, archiwalne kopie zapasowe, notatki serwisowe) są przechowywane przez 30 dni od późniejszej z dat — zakończenia umowy albo przekazania — a następnie trwale usuwane; Wykonawca potwierdza usunięcie Zamawiającemu pisemnie.

13.4. W razie niezgody na zmienione stawki obowiązuje prawo wypowiedzenia bez sankcji z pkt 5.4.

14. Tryb akceptacji i hierarchia dokumentów

14.1. Akceptacja Regulaminu. Zamawiający akceptuje niniejszy Regulamin wraz z NDA, DPA i pierwszym Arkuszem cenowym w ramach Pakietu startowego (pkt 14.3), podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym (QES) raz na klienta (w PL forma elektroniczna = pisemna, art. 78¹ KC). Podpis elektroniczny (SES) w Panelu (rozdział 9) reguluje wyłącznie późniejsze zapisy operacyjne Zamawiającego (przyjęcie Rekomendacji, przeglądy Arkusza, kosztorysy, potwierdzenia prac, zgody) w ramach już zawartej umowy ramowej — sam w sobie nie stanowi akceptacji niniejszego Regulaminu. Przed akceptacją pełny tekst Regulaminu jest dostępny do wglądu, zapisania i wydruku.

14.2. Pakiet dowodowy podpisu elektronicznego obejmuje: identyfikację osoby (imię, stanowisko, e-mail, status Osoby Upoważnionej), numer/nazwę i wersję dokumentu, skrót (hash), czas (UTC i lokalny), sposób (checkbox + kod), IP i user-agent oraz kwalifikowany znacznik czasu na pakiecie. Egzemplarz podpisanego dokumentu przesyłany jest Zamawiającemu. Pakiet dowodowy sporządzany jest jako dokument czytelny dla człowieka (a nie surowy zrzut maszynowy), tak aby sąd, organ lub audytor mógł się z nim zapoznać bez pomocy technicznej.

14.3. Pakiet startowy (umowa ramowa + NDA + DPA + pierwszy Arkusz cenowy) podpisywany jest w formie pisemnej: Wykonawca przesyła dwa podpisane egzemplarze pocztą lub kurierem, a Zamawiający odsyła jeden podpisany egzemplarz. Za zgodą obu Stron pakiet może zostać podpisany elektronicznie kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi (QES) obu Stron.

14.4. Hierarchia: w razie sprzeczności pierwszeństwo mają dokumenty w kolejności: (1) obowiązujący Arkusz cenowy i załączniki indywidualne → (2) niniejszy Regulamin → (3) informacje na stronie.

15. Przedsiębiorcy na prawach konsumenta (JDG) — prawo odstąpienia

15.1. Zakres. Niniejszy rozdział stosuje się do Zamawiającego będącego osobą fizyczną prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą, gdy zawarta umowa nie ma dla niego charakteru zawodowego, wynikającego w szczególności z przedmiotu działalności ujawnionego w CEIDG (przedsiębiorca na prawach konsumenta). Do takiego Zamawiającego stosuje się kontrolę klauzul abuzywnych (art. 385⁵ KC) oraz — w zakresie umów zawieranych na odległość — przepisy o prawie odstąpienia (art. 38a w związku z rozdziałem 4 ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta).

15.2. Oświadczenie o charakterze zawodowym. Przy akceptacji Regulaminu Zamawiający, o którym mowa w pkt 15.1, potwierdza jedną z opcji: (a) „Umowa ma dla mnie charakter zawodowy, wynikający z przedmiotu mojej działalności gospodarczej ujawnionego w CEIDG" — w takim wypadku niniejszy rozdział nie ma zastosowania, chyba że stan faktyczny wskaże inaczej; (b) „Umowa NIE ma dla mnie charakteru zawodowego" — w takim wypadku stosuje się ochronę z niniejszego rozdziału. Powyższe oświadczenie ułatwia klasyfikację umowy i rozkład ciężaru dowodu, lecz nie przesądza jej kwalifikacji prawnej: w razie sporu decyduje rzeczywisty charakter umowy, a Zamawiającemu przysługuje ochrona z niniejszego rozdziału, jeśli stan faktyczny na to wskazuje, niezależnie od treści złożonego oświadczenia.

15.3. Prawo odstąpienia. Zamawiającemu, o którym mowa w pkt 15.1, przysługuje prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość w terminie 14 dni bez podania przyczyny (art. 27 ustawy o prawach konsumenta). Termin biegnie od dnia zawarcia umowy (art. 30 ust. 1 ustawy o prawach konsumenta). Do zachowania terminu wystarczy wysłanie oświadczenia o odstąpieniu przed jego upływem (art. 30 ust. 3 ustawy o prawach konsumenta) na adres service@sysadmin.express. Wzór oświadczenia stanowi pkt 15.5; skorzystanie z wzoru nie jest obowiązkowe.

15.4. Rozpoczęcie świadczenia przed upływem terminu. Usługi objęte abonamentem mają charakter ciągły i nie ulegają jednorazowemu „pełnemu wykonaniu" w rozumieniu art. 38 pkt 1 ustawy o prawach konsumenta — dlatego dla usług abonamentowych prawo odstąpienia wygasa wyłącznie z upływem 14-dniowego terminu z pkt 15.3, niezależnie od tego, czy świadczenie już się rozpoczęło. Jeżeli na wyraźne żądanie Zamawiającego, złożone odrębnym potwierdzeniem w Panelu lub e-mailem przed upływem 14 dni, Wykonawca rozpocznie świadczenie Usług przed upływem tego terminu, a Zamawiający odstąpi od umowy w jego trakcie, Zamawiający zapłaci za usługi spełnione do chwili odstąpienia, proporcjonalnie do zakresu świadczenia (art. 35 ustawy o prawach konsumenta); poza tym z odstąpieniem nie wiążą się żadne inne koszty ani sankcje. Dla usług jednorazowych, świadczonych do zakończenia w jednym cyklu (np. Szybka pomoc, jednorazowy audyt), jeżeli Wykonawca w pełni wykona taką usługę przed upływem 14 dni na wyraźne żądanie Zamawiającego złożone przed rozpoczęciem świadczenia, z jednoczesnym przyjęciem do wiadomości utraty prawa odstąpienia po pełnym wykonaniu — Zamawiający traci prawo odstąpienia z chwilą pełnego wykonania (art. 38 pkt 1 ustawy o prawach konsumenta). Wykonawca nie rozpoczyna świadczenia Usług przed złożeniem takiego żądania.

15.5. Wzór oświadczenia o odstąpieniu od umowy (opcjonalny). „Ja/My niżej podpisany/a................................, działając w imieniu ................................ (nazwa, adres, NIP Zamawiającego), niniejszym informuję/ informujemy o odstąpieniu od umowy o świadczenie usług zarządzanego IT zawartej w dniu .................... z Oleksandra Rovnianska (Sysadmin.Express), NIP 6793311501. Data zawarcia umowy:.................... · Imię i nazwisko Zamawiającego:.................... · Adres Zamawiającego:.................... · Data:.................... · Podpis (jedynie w wersji papierowej):.................... · Oświadczenie proszę przesłać na: service@sysadmin.express"

16. Zmiany Regulaminu

16.1. Wykonawca może zmienić niniejszy Regulamin z ważnych przyczyn (zmiana przepisów prawa, zmiana zakresu lub warunków technicznych świadczenia Usług, zmiana danych rejestrowych Wykonawcy), zawiadamiając Zamawiającego przez Panel lub pocztą elektroniczną nie później niż na 30 dni przed wejściem zmian w życie, ze wskazaniem treści zmian i ich uzasadnienia. Zamawiający, który nie zgadza się na zmiany, ma prawo wypowiedzieć umowę bez sankcji przed dniem ich wejścia w życie; do tego dnia obowiązuje dotychczasowa treść Regulaminu. Wobec Zamawiającego, o którym mowa w rozdziale 15, zmiana pogarszająca jego sytuację (w szczególności zwiększająca jego obowiązki albo ograniczająca jego uprawnienia lub odpowiedzialność Wykonawcy) wymaga jego aktywnej akceptacji na zasadach analogicznych do pkt 5.4. Zmiany Arkusza cenowego reguluje rozdział 5 (a nie niniejszy punkt).

16.2. Obowiązująca wersja Regulaminu jest zawsze dostępna na stronie; data wersji wskazana jest na górze.

17. Prawo właściwe, język i rozstrzyganie sporów

17.1. Prawo właściwe. Umowa podlega prawu polskiemu (wybór prawa — art. 3 Rzym I; w braku wyboru usługi i tak podlegają prawu wykonawcy — art. 4 ust. 1 lit. b Rzym I).

17.2. Język autentyczny. Wersją autentyczną niniejszego Regulaminu jest wersja polska; pozostałe wersje językowe stanowią tłumaczenie informacyjne i w razie rozbieżności nie mają pierwszeństwa przed tekstem polskim.

17.3. Rozstrzyganie sporów. Spory rozstrzygane są w drodze negocjacji; w razie ich niepowodzenia właściwy jest sąd powszechny według ogólnych przepisów o właściwości (Kodeks postępowania cywilnego). Wobec Zamawiającego niebędącego osobą, o której mowa w rozdziale 15, strony ustalają dodatkowo właściwość miejscową sądu według siedziby Wykonawcy (umowa prorogacyjna, art. 46 KPC); postanowienie to nie ma zastosowania do Zamawiającego, o którym mowa w rozdziale 15 — wobec niego właściwość ustala się wyłącznie według przepisów ogólnych.

18. Dane rejestrowe i kontakt

Wykonawca (administrator danych, Polska, UE): Oleksandra Rovnianska (JDG) · NIP 6793311501 · REGON 529865182 · ul. Cumowników 75, 80-299 Gdańsk, Polska · bank PKO Bank Polski (BIC BPKOPLPW) · czynny podatnik VAT / VAT-UE.

Dane do płatności (IBAN) — na żądanie. Numery identyfikacji podatkowej osób fizycznych przekazywane są bezpośrednio kontrahentowi, nie są publikowane.

Kontakt we wszystkich sprawach: service@sysadmin.express