Політика конфіденційності

Оновлено: 11 липня 2026 р.

Ця Політика конфіденційності (далі — «Політика») пояснює, які персональні дані обробляє сайт sysadmin.express (далі — «Сайт») і як ми це робимо. Сайт — це передусім вітрина бренду, тож обробку персональних даних зведено до мінімуму: здебільшого вони з’являються тоді, коли ви самі звертаєтесь до нас — через форму заявки на безкоштовний аудит або листом на пошту.

1. Хто обробляє ваші дані

Контролером персональних даних — особою, яка визначає мету та засоби обробки даних на Сайті, — є Oleksandra Rovnianska, одноосібний підприємець (jednoosobowa działalność gospodarcza, Польща), вул. Cumowników 75, 80-299 Гданськ, Польща; NIP 6793311501, REGON 529865182. З усіх питань щодо персональних даних пишіть на service@sysadmin.express.

Бренд Sysadmin.Express в Україні представляє ФОП Ровнянський Олексій (м. Київ). Це представництво бренду не змінює того, що контролером персональних даних Сайту є зазначений вище суб’єкт. Далі в цьому тексті — «ми».

Контролер персональних даних зареєстрований у Польщі — країні Європейського Союзу, — тож основою цієї Політики є Загальний регламент ЄС про захист даних (GDPR, Регламент (ЄС) 2016/679). Профільний наглядовий орган — Голова Управління з питань захисту персональних даних (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, UODO), вул. Stawki 2, 00-193 Варшава, Польща. Сайт орієнтований і на українських відвідувачів, тож для резидентів України додатково діє Закон України «Про захист персональних даних» — про їхні права та наглядовий орган в Україні див. розділ 7.

2. Які дані ми обробляємо і навіщо

Сайт працює за принципом мінімізації. Ми обробляємо такі категорії даних:

— Файли cookie та локальне сховище. Сайт використовує одну функціональну cookie lang — вона запам’ятовує мову, яку ви самі обрали перемикачем, і живе до року. У локальному сховищі браузера зберігаються лише ваші налаштування прайсу (валюта, регіон). Мітки джерела переходу (utm-мітки, сайт-посилач, сторінка входу) ми у вашому браузері не зберігаємо — вони зчитуються з адреси сторінки в момент, коли ви надсилаєте заявку, і потрапляють до нас разом із нею. Жодне з цього не ідентифікує особу і не виходить за межі вашого браузера та нашого сервера.

— Форма заявки на безкоштовний аудит. На Сайті є форма, через яку ви можете замовити аудит. У ній два обов’язкові поля — ім’я та електронна адреса; за бажанням можна додати телефон, орієнтовний розмір компанії та короткий опис задачі у вільній формі. Щоб переконатися, що адреса справді ваша, ми надсилаємо на неї 6-значний код підтвердження — це механізм подвійної згоди (double opt-in): без введеного коду заявка до нас не потрапляє. Заявки обробляє наш власний сервіс app.sysadmin.express, який працює на нашій інфраструктурі в ЄС; після підтвердження коду заявка надходить нам на пошту service@sysadmin.express, а непідтверджені заявки автоматично видаляються через 10 хвилин. Заповнення форми добровільне; дані з неї потрібні рівно для того, щоб опрацювати ваше звернення й зв’язатися з вами щодо аудиту, і не передаються стороннім особам для їхніх цілей.

— Форма запиту реквізитів для оплати. На Сайті є також форма, через яку ви можете попросити надіслати платіжні реквізити (IBAN) для оплати рахунків. У ній обов’язкові назва компанії та електронна адреса; за бажанням можна додати телефон. Як і у формі заявки на аудит, щоб переконатися, що адреса справді ваша, ми надсилаємо на неї 6-значний код підтвердження (механізм подвійної згоди, double opt-in): без введеного коду запит до нас не потрапляє. Запити обробляє той самий наш сервіс app.sysadmin.express, який працює на нашій інфраструктурі в ЄС; після підтвердження коду запит надходить нам на пошту service@sysadmin.express, а непідтверджені запити автоматично видаляються через 10 хвилин. Заповнення форми добровільне; дані з неї потрібні рівно для того, щоб опрацювати ваш запит і надіслати вам реквізити, і не передаються стороннім особам для їхніх цілей. Правова підстава, строки зберігання та ваші права щодо цих даних — такі самі, як для форми заявки на аудит (див. розділи 3, 4 і 6).

— Листування електронною поштою. Якщо ви напишете нам на service@sysadmin.express, ми отримаємо вашу електронну адресу, ім’я (якщо ви його вкажете) та зміст листа — рівно стільки, скільки потрібно, щоб відповісти на ваше звернення.

Окрім описаного вище, Сайт не використовує рекламних чи трекінгових cookie і не збирає даних для профілювання. Знеособлену статистику відвідувань (сторінка, країна, тип пристрою) збирає власна система аналітики Umami, розгорнута на нашому сервері: без cookie, без ідентифікації особи, без передачі будь-кому. Саме тому на Сайті немає cookie-банера — закон вимагає згоди лише на стеження, а його тут нема.

Сайт розміщено в Hetzner Online GmbH (Falkenstein, Німеччина, ЄС). Як і на більшості сайтів, хостингова інфраструктура може автоматично зберігати у службових журналах обмежену технічну інформацію (зокрема IP-адресу, тип браузера, дату й час запиту), щоб забезпечувати роботу, безпеку та працездатність Сайту. Якщо це стосується персональних даних, правовою підставою є наш законний інтерес у безпеці та стабільності Сайту (ст. 6(1)(f) GDPR). Журнали зберігаються нетривалий час і не використовуються для профілювання.

3. Правова підстава обробки

— Службові журнали хостингу — наш законний інтерес забезпечувати безпеку, стабільність і працездатність Сайту (ст. 6(1)(f) GDPR).

— Форма заявки на аудит — обробка потрібна для вжиття заходів на ваш запит перед можливим укладенням договору (ст. 6(1)(b) GDPR). Код підтвердження — частина цього самого процесу: він лише засвідчує, що електронна адреса належить вам, і захищає від заявок від чужого імені.

— Листування електронною поштою — наш законний інтерес опрацювати ваше звернення та надати відповідь (ст. 6(1)(f) GDPR).

4. Скільки часу ми зберігаємо дані

— Непідтверджена заявка з форми (якщо код так і не введено) автоматично видаляється через 10 хвилин.

— Дані з підтвердженої заявки на аудит зберігаються протягом опрацювання вашого звернення та розумного часу після нього — орієнтовно до 12 місяців, після чого видаляються, якщо немає іншої правової підстави їх зберігати (наприклад, укладений договір).

— Листування зберігається стільки, скільки потрібно для опрацювання звернення, і протягом розумного строку після цього — до 12 місяців, після чого видаляється, якщо немає іншої правової підстави для зберігання.

— Службові журнали хостингу зберігаються нетривалий час (див. розділ 2).

5. Чи передаємо ми дані третім сторонам

Ні. Ми не продаємо, не передаємо і не розкриваємо ваші дані третім особам у рекламних, маркетингових чи аналітичних цілях.

Сайт і сервіс обробки заявок app.sysadmin.express розміщено на нашій інфраструктурі в Hetzner Online GmbH (Falkenstein, Німеччина, ЄС). Електронну пошту можуть забезпечувати постачальники послуг, які діють як оператори (процесори): вони обробляють дані виключно за нашим дорученням, у мінімально потрібному обсязі та згідно з нашими інструкціями. Якщо такий постачальник обробляє дані поза межами ЄЕП, таке передання відбувається на підставі рішення Європейської комісії про відповідність (EU-US Data Privacy Framework) або стандартних договірних положень (SCC). Якщо ви — резидент України, ваші дані зберігаються на серверах у межах ЄЕП.

Уся наша команда, яка має доступ до персональних даних, працює в Європейському Союзі — дані не передаються за межі ЄЕП для обробки нашими людьми. Для фізичних робіт на обладнанні (монтаж, заміна комплектуючих, прокладання кабелів) ми можемо залучати місцевих підрядників: вони працюють із залізом і не отримують доступу до систем, облікових записів чи даних клієнта.

6. Ваші права

Відповідно до GDPR ви маєте право:

— на доступ до своїх персональних даних і отримання їхньої копії (ст. 15);

— на виправлення неточних даних та доповнення неповних (ст. 16);

— на видалення даних («право бути забутим»), коли для їх зберігання немає підстав (ст. 17);

— на обмеження обробки у випадках, передбачених регламентом (ст. 18);

— на перенесення даних: отримати надані вами дані у структурованому, загальновживаному машиночитаному форматі та передати їх іншому контролеру (ст. 20);

— заперечувати проти обробки, що ґрунтується на нашому законному інтересі (ст. 21);

— подати скаргу до наглядового органу (ст. 77). Профільним для нас є Голова Управління з питань захисту персональних даних (Prezes UODO), вул. Stawki 2, 00-193 Варшава, Польща; ви також можете звернутися до наглядового органу за місцем свого проживання чи роботи в ЄС/ЄЕП.

Ми не ухвалюємо щодо вас рішень виключно на основі автоматизованої обробки та не здійснюємо профілювання (ст. 22).

Щоб скористатися будь-яким із цих прав, напишіть нам на service@sysadmin.express. Відповімо без зайвого зволікання — щонайпізніше протягом місяця (ст. 12).

7. Для резидентів України

Якщо ви — резидент України, до обробки ваших даних додатково застосовується Закон України «Про захист персональних даних». Він надає вам, зокрема, право знати про джерела збирання, місцезнаходження та мету обробки своїх даних; право на доступ до них; право вимагати їх виправлення чи знищення, якщо дані обробляються незаконно або є недостовірними; право заперечувати проти обробки та відкликати згоду там, де обробка на ній ґрунтується. Скаргу щодо обробки своїх персональних даних ви можете подати Уповноваженому Верховної Ради України з прав людини або до суду. Звернутися щодо будь-якого з цих прав можна тим самим контактом: service@sysadmin.express.

8. Захист даних

Ми вживаємо розумних організаційних і технічних заходів, щоб захистити дані від несанкціонованого доступу, втрати чи розкриття: з’єднання із Сайтом і сервісом заявок шифруються (HTTPS), а доступ до заявок і пошти має обмежене коло осіб. Оскільки Сайт обробляє мінімум даних, відповідні ризики є незначними.

9. Зміни до Політики

Ми можемо час від часу оновлювати цю Політику. Актуальна редакція завжди доступна на цій сторінці; дата останнього оновлення зазначена вгорі.

З усіх питань щодо персональних даних: service@sysadmin.express.