Um gestor de palavras-passe para a sua empresa: porque uma folha partilhada não é um sistema

As palavras-passe são as chaves de todo o negócio ao mesmo tempo: do email, do banco, da caixa registadora, da contabilidade, do site e das redes sociais. É estranho, então, com que descuido costumam ser guardadas. Uma palavra-passe, num autocolante debaixo do teclado. Outra, «o navegador memorizou». Uma terceira vive numa folha partilhada no disco, a que meio escritório tem acesso. Uma quarta é conhecida por uma só pessoa, e enquanto ela está de férias, ninguém a consegue usar.

Cada um destes métodos parece cómodo exatamente até à primeira vez que falha. Explicamos porque não vale a pena fazer assim — e como é um gestor de palavras-passe a sério para a equipa quando os segredos são da nossa responsabilidade.

Uma folha partilhada é uma falha, não um cofre

O «gestor de palavras-passe» mais comum numa pequena empresa é um ficheiro com colunas — serviço, utilizador, palavra-passe — algures num disco partilhado. O problema não é ser incómodo. O problema é que tem fugas por vários lados ao mesmo tempo.

Um ficheiro desses não há como o chamar de volta. Dá acesso ao contabilista e ele vê todas as palavras-passe, incluindo as que não lhe dizem respeito. Sai um responsável — e uma cópia da folha fica no email dele ou nas transferências, e isso nem chega ao seu conhecimento. Não há registo: quem viu que palavra-passe, e quando, é uma incógnita. Não há histórico: alguém apaga uma linha sem querer e a palavra-passe desaparece para sempre.

As palavras-passe do navegador não são muito melhores. Estão ligadas a uma única conta, sincronizam-se através de uma nuvem que não controla e são entregues a qualquer pessoa que se sente um segundo a um computador desbloqueado. Cómodo — sim. Mas aqui a comodidade joga contra si.

Cada cliente tem o seu próprio cofre, separado

Nós fazemos de outra forma. Cada cliente recebe o seu próprio gestor de palavras-passe — separado, isolado do de todos os outros, num servidor à nossa guarda, alojado na Europa. Não uma conta partilhada «para todos», onde os seus segredos ficam ao lado dos de estranhos, mas o seu próprio espaço, cujas chaves são suas.

Por dentro, os segredos estão organizados por pastas e equipas: a contabilidade vê o da contabilidade, o armazém o do armazém, a direção vê tudo. Cada colaborador tem o seu próprio acesso, e não uma única «palavra-passe da folha» para todo o escritório. E cada acesso deixa rasto: vê-se quem usou o quê, e quando.

Tecnicamente é o Vaultwarden, de código aberto — o mesmo motor que está por trás do Bitwarden, com que as aplicações habituais no telemóvel, no navegador e no computador já funcionam. Não é preciso aprender uma interface nova: parece e funciona como um gestor de palavras-passe que talvez já tenha usado em casa — só que sob o seu controlo, e não na nuvem de outra pessoa. E o próprio cofre está encriptado e com cópias de segurança — tal como todos os dados pelos quais respondemos.

O segundo trinco — por dentro, não ao lado

Uma palavra-passe é apenas o primeiro trinco. O segundo são os códigos de uso único (chamam-lhes 2FA ou TOTP): aqueles números de seis dígitos que se renovam a cada meio minuto. Muitas vezes ficam numa aplicação à parte, no telemóvel de uma só pessoa — e quando esse telemóvel se perde ou fica sem bateria no pior momento, ninguém consegue entrar num serviço importante.

Nós guardamos esses códigos ao lado das palavras-passe, no mesmo cofre protegido. Assim o acesso não depende do único dispositivo de uma só pessoa: se for preciso, um colega com as permissões certas trata disso — sem pânico e sem «onde é que se procura agora esse telemóvel». É uma troca consciente: comprometer o cofre compromete os dois fatores ao mesmo tempo.

Como é a implementação

O arranque não é dramático nem demorado:

• primeiro reunimos num só lugar todos os segredos espalhados por folhas, navegadores e autocolantes;
• organizamo-los por departamentos e definimos quem deve ver o quê;
• criamos a cada colaborador o seu próprio acesso e, onde é preciso, ativamos os códigos de uso único;
• mostramos à equipa como usar — são quinze minutos, não uma formação de um dia inteiro;
• entregamos-lhe as chaves administrativas, para que o acesso principal fique consigo, e não «algures no fornecedor».

Depois disto, a velha folha de palavras-passe é apagada — não guardada num arquivo, mas apagada, porque já não é precisa e mantê-la é perigoso.

O melhor teste é quando alguém sai

O verdadeiro valor de um cofre destes vê-se não no dia a dia, mas no dia em que alguém se despede. No mundo da folha partilhada, uma saída é a mudança apressada de uma dúzia de palavras-passe ao acaso, na esperança de não ter esquecido nenhuma. No mundo de um gestor a sério é um passo tranquilo: fecha-se o acesso à pessoa — e todos os segredos ficam de imediato fora do seu alcance, sem reescrever nada em massa.

Uma palavra-passe que só uma pessoa conhece não é segurança. É um refém.

A mesma ferramenta, já agora, guarda também os nossos próprios segredos. Não recomendamos aos clientes nada que não usemos nós próprios.

Três perguntas à sua própria TI

Não é preciso trabalhar connosco para pôr ordem nas palavras-passe. Basta fazer três perguntas a quem é responsável pela sua TI:

1. Onde estão exatamente as palavras-passe dos nossos serviços — e não estarão numa folha partilhada que se possa copiar sem dar nas vistas?
2. O que acontece aos acessos quando amanhã se despedir um colaborador-chave?
3. Vê-se quem usou uma palavra-passe concreta, e quando?

Se as respostas forem tranquilas e concretas — ótimo. Se não, comece por uma auditoria gratuita: vemos juntos onde estão agora as chaves do seu negócio e dizemos com honestidade o que vale a pena mudar. A gestão de segredos faz parte do nosso «Escudo», mas também se pode pôr ordem só nesta área em separado.